Relaciones con clientes
Clientes y proveedores en un solo directorio, con verificación de RUC
Cliente y proveedor no son dos módulos distintos: son el mismo contacto, que puede ser ambos a la vez, con el tipo de persona y los términos de crédito que determinan cómo se factura y cómo se cobra o se paga.
Tipo fiscal y datos que exige la DGI
- ✓ Cada contacto tiene un tipo de persona: natural, jurídica o gubernamental. Con un Proveedor Autorizado Calificado (PAC) de la DGI conectado, al escribir el RUC o la cédula Alanacloud lo consulta en la DGI y completa la razón social y el tipo de persona, sin pisar lo que ya escribiste a mano. Sin PAC conectado, eliges el tipo de persona tú.
- ✓ Al emitir una factura electrónica, Alanacloud revisa el contacto según su tipo. Una persona natural sin cédula ni RUC se trata como consumidor final y no se le pide nada más; para cualquier otro cliente, avisa antes de enviar al PAC si falta el RUC o la dirección.
Estado de cuenta e historial
- ✓ Estado de cuenta del cliente en PDF, con sus facturas pendientes y el total adeudado. Lo descargas o lo envías por correo desde la ficha del contacto, si tiene un correo registrado.
- ✓ Historial completo del contacto en una sola lista por fecha: cotizaciones, facturas, pagos, notas de crédito, órdenes de compra, facturas de proveedor, pagos realizados y créditos a proveedor, cada uno con enlace a su documento.
- ✓ Varias personas de contacto dentro de una misma empresa, con su rol (cobranza, operativo u otro), correo y teléfono.
Términos y límites de crédito
- ✓ Términos de pago para las ventas y para las compras de cada contacto: contado, 15, 30, 45 o 60 días. Con esos plazos, Alanacloud calcula el vencimiento de cada factura.
- ✓ Límite de crédito opcional para clientes: si una factura dejaría el saldo abierto del cliente por encima de su límite, Alanacloud no la emite y te dice cuánto quedaría. El límite solo se comprueba en facturas emitidas en la moneda base de la empresa.
Campos propios en cada contacto
Además de los datos fiscales, cada contacto puede llevar los campos que tu negocio necesite —de tipo texto, número o fecha—, definidos en Ajustes → Campos personalizados. Los que marques con «Mostrar en PDF» aparecen en las facturas y cotizaciones de ese cliente. Cómo funcionan los campos propios →
Archiva un contacto sin perder su historial
Los contactos no se eliminan, se archivan. Archivar un contacto no borra ni una factura ni un pago histórico: solo lo saca de la lista de contactos activos, y puedes reactivarlo cuando quieras. Así tu historial contable conserva la referencia, incluso años después de que ese cliente o proveedor dejó de estar activo.
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¿Quieres un solo lugar para todos tus clientes y proveedores?
Te mostramos cómo un contacto guarda su historial completo, sin duplicar datos entre ventas y compras.